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Wie ein virtueller Hackathon mit 80 Wissenschaftler/innen funktioniert.

Erstmals trafen sich in diesem Jahr Forscher/innen im virtuellen Raum, um Ideen zum Thema "urbane Bioökonomie" für den Forschungspreis zu entwickeln. Welche Erkenntnisse gewonnen wurden und worauf es bei einem solchen Format ankommt, verrät der Managing Partner von ignore gravity, Steffen Kellner, in einem Gastbeitrag.

Vor zwei Wochen haben wir von ignore gravity einen 2-tägigen Makeathon mit ca. 80 teilnehmenden Wissenschaftler*innen und 35 Mentor*innen zum Thema ‚Urbane Bioökonomie‘ für das Bundesministerium für Bildung und Forschung umsetzt. Solche Makeathons sind für uns eigentlich nichts Neues, im Gegenteil, sie sind Teil unserer Kernkompetenzen, denn seit Jahren arbeiten wir unter anderem mit diesem Format, um Unternehmen und Organisationen dabei zu unterstützen, neue Ideen zu entwickeln. Doch – und das ist der Grund, warum wir hier etwas ausführlicher werden wollen – diesmal war ein entscheidender Faktor anders. Denn eigentlich war dieser Makeathon als Präsenzveranstaltung geplant. Doch auf Grund der Beschränkungen im Rahmen der Covid-19 Pandemie mussten wir ihn als virtuelles Format umsetzen. Und das bedeutete für uns: Wir müssen das Format neu denken und auf den digitalen Raum anpassen, damit wir auch virtuell die Erfolge erzielen können, die wir aus der ‘echten Welt’ gewohnt sind.

Im virtuellen Raum trafen sich also am 18. und 19. Juni ca. 80 Teilnehmer*innen aus Forschung, Kommunen, Wirtschaft, Ingenieurwesen und zahlreichen anderen Feldern, um in interdisziplinären Teams Chancen der Biookönomie auszuloten. Im größten Makeathon, der je zu diesem Thema organisiert wurde, ging es um neue Konzepte zur Produktion, Nutzung und Verwertung von biologischen Roh- und Reststoffen. Und die Vielzahl an innovativen Ideen, die in diesem Rahmen entstanden sind, spricht für sich. Wir sind stolz, auf eine erfolgreiche Veranstaltung zurückblicken zu können und Wege entwickelt zu haben, unsere bewährten Formate für den digitalen Raum anzupassen – einige Besonderheiten, Stolpersteine und Erkenntnisse, die wir auf diesem Weg entdeckt haben, möchten wir hier teilen.

Was haben wir dabei gelernt?

Know your space!
1. Das Onboardin
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Es war sehr hilfreich, im Vorfeld eine Art ‚Onboarding’ für alle Teilnehmer*innen in Form von kleinen Satelliten-Events anzubieten. So konnten sich alle mit der digitalen Plattform vertraut machen, wir konnten einen ‚Code of Conduct‘, also die Spielregeln der Zusammenarbeit, erläutern sowie den Programmablauf und die eingesetzten Tools vorstellen – und natürlich viele Fragen beantworten. Das hat sehr dabei geholfen, ohne große Reibungsverluste in den Makeathon zu starten.

2. Die Plattform

Wir waren vor dem Projekt keine ‚Heavy User‘ von MS Teams und auch nicht unbedingt die größten Fans. Aber es ist eine der wenigen digitalen Plattformen, die die Vorgaben von deutschen Unternehmen, Behörden und Ministerien erfüllen. In der Anwendung war die Erfahrung erstaunlich gut. MS Teams ist zwar nicht unbedingt sehr intuitiv, aber die Struktur, die für den Makeathon notwendig war, ließ sich dort gut umsetzen, die Plattform war stabil, alle notwendigen Funktionen zur Kommunikation und zum kollaborativen Arbeiten waren vorhanden und alle Teilnehmer*innen haben sich problemlos auf der Plattform ‚bewegt’. Trotzdem war es sehr wichtig und hilfreich, die Position ‚Tech Support‘ im Team zu haben und anzubieten, um so dem Einen oder Anderen bei Problemen wie bei der Anmeldung etc. zu unterstützen.

Know your methods!
3. Das Programm & die Methoden

Wie viele von uns insbesondere in den letzten Monaten gelernt haben, ist es eine Herausforderung bei virtuellen Formaten, über einen längeren Zeitraum eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten. Es hat sich gezeigt, dass ein sehr stark und klar strukturiertes Programm mit viel Abwechslung, klar kommunizierten Vorgehensweisen bzw. Methoden für Workshops, ausreichend Pausen und Angebote wie kleine ‚Energizer‘ (z.B. Sport oder Yoga) dafür sehr hilfreich sind. Eine gesamt Moderation, die alle Teilnehmer*innen durch das Programm führt, ist bei einem virtuellen Event natürlich mindestens genauso wichtig, wie bei einer Präsenzveranstaltung. Wenn es viel Arbeit in vielen kleinen Gruppen gibt, ist es sehr hilfreich, diese durch Coaches zu unterstützen, die diese Gruppen regelmäßig zu ‚besuchen‘ und sie wenn nötig bei der Arbeit mit bestimmten Tools anzuleiten oder Fragen zu beantworten.

Know your participants needs!
4. Die Mentor*innen & Speaker*innen

Hier bieten virtuelle Formate einen echten Vorteil, da es viel einfacher ist, Mentoren oder Keynote Speaker für 1 Stunde auf einer virtuellen Plattform zu gewinnen. Außerdem erweitert sich das Suchfeld quasi unbegrenzt, zumindest im Rahmen der gleichen Zeitzonen, da lange Anreisen und Reiskosten keine Barriere sind. So können genau die Mentor*innen und Speaker*innen gefunden werden, die den Teilnehmer*innen die größte Hilfe und genau das Wissen, das sie benötigen, bieten.

Don’t loose created knowledge!
5. Die Dokumentation

Da von Beginn an in digitalen Canvases oder anderen Tools gearbeitet wird, gehen keine Ergebnisse verloren, es müssen keine Wände mit von Hand geschriebenen Post-its (die oft kein Mensch lesen kann) abfotografiert werden und so wird die Aufbereitung und Dokumentation der Ergebnisse deutlich einfacher.

Bei ignore gravity befassen wir uns schon lange mit innovativen Workshopformaten, bei denen die Digitalisierung unserer Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle spielt. Die Entwicklung und Durchführung des virtuellen Makeathons hat uns gezeigt, dass es möglich ist, im digitalen Raum genau so erfolgreich Ideen zu entwickeln, wie im direkten Kontakt.

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